Besturen doe je niet alleen

Volgens een recent onderzoek door Statistiek Vlaanderen is 1 op de 10 Belgen bestuurder in een vereniging (vzw).* Dat betekent heel veel uren vrijwillige inzet om de organisatie draaiende te houden. De vraag is alleen: hoe zorg je dat er zo weinig mogelijk energielekkage is? En hoe zit het met de verhouding tussen de inspanning van de individuele bestuurder en het bestuursorgaan als groep, wat door de nieuwe vzw-wetgeving WVV ook duidelijk opgelegd werd via de notie van ‘collegiaal orgaan’?

Structuur vs. cultuur

Heel wat besturen doen beroep op externe organisaties om te helpen de betrokkenheid hoog te houden. Veelal gebeurt dat door de structuur van de organisatie aan te pakken, afspraken scherp te stellen, het onboarding proces te structuren, de processen te stroomlijnen. Kortom de efficiëntie te verhogen en de bestuurders op praktisch-organisatorisch vlak te ontzorgen.

Op zich zeker een waardevolle en nuttige oefening, maar wat niet vergeten mag worden is dat meer structuur niet altijd leidt tot een sterkere cultuur binnen de organisatie. Soms zijn bestuurders/vrijwilligers bereid om wat chaos in de aanpak te aanvaarden, zolang ze maar het gevoel hebben ook daadwerkelijk iets bij te dragen. Het klassieke verschil tussen efficiëntie en effectiviteit. Vooral belangrijk hierbij is het gegeven dat het één niet noodzakelijk leidt tot het ander. Met andere woorden, het beheersen of managen van de vereniging is niet alleenzaligmakend om voor de nodige zuurstof te zorgen binnen de organisatie.

Dat manifesteert zich duidelijk als je bestuurders één op één gaat bevragen over hun bedenkingen en verwachtingen ten aanzien van de vereniging. Uiteraard zijn structuur en afspraken belangrijk, maar wat hen echt enthousiast maakt en betrokken houdt, ligt daar soms ver buiten.

Het is dus belangrijk om ook die aspecten te detecteren en in kaart te brengen. Een aanpak die heel wat potentieel heeft is het project Gangmakers van de KLAV**

“In het voorjaar van 2022 starten wij met een uniek leertraject dat jou als toekomstig bestuurder klaarstoomt. Ontdek alles over de bestaande verenigingen en structuren, en wat jouw impact op de verschillende niveaus kan zijn. Leer advies geven rond inhoudelijke thema’s, financiering & verdienmodellen. Tijdens dit traject word je bijgestaan door experten die coaching en begeleiding op maat voorzien.”

Wat vooral aantrekkelijk lijkt, is dat de potentiële bestuurders zowel formeel als informeel met mekaar aan de slag gaan en bijgestaan worden door experten en buddies.


Team vs. individu

Elke individuele bestuurder kan makkelijk bijgebracht worden over zijn/haar rol, taak en verantwoordelijkheid, maar daarmee beweeg je nog niet de organisatie. In het beste geval heb je heel wat correcte en voorzichtige bestuurders die mooi op de winkel passen. Wat een organisatie echt doet bewegen is zorgen dat alle bestuurders samen aan het stuur zitten. Het is dus een kwestie van te werken aan collectief verenigingsleiderschap.

Mits een aantal randvoorwaarden is het mogelijk voor een groep om tot ‘emergentie’ te komen, met andere woorden als groep slimmer en sterker te zijn dat de loutere som van de individuen. Voor een bestuur mogen zeker de volgende zaken niet ontbreken:

  • Persoonlijke band tussen de bestuurders – zorgen dat iedereen iedereen kent. Dan weer niet te familiair zodat er groupthink ontstaat, waarbij er bewust mensen ontzien worden, zaken niet meer ten gronde besproken worden omwille van mogelijke gevoeligheden enzovoorts. 
  • Elke bestuurder mag zijn persoonlijke mening en nuances hebben ten opzichte van de organisatie, maar een strakke professionele alignering ten aanzien van de collectieve ambitie en visie van de organisatie is onontbeerlijk.

Om vervolgens tot echt collectief verenigingsleiderschap over te gaan moet het bestuur als groep zich focussen op de volgende thema’s:

  • Verantwoordelijkheidsbesef voor het geheel van de organisatie en de leden of begunstigden. Aandacht voor de onboarding van nieuwe leden, maar ook voor de evolutie die leden ondergaan tijdens hun lidmaatschap, tot en met het vertrek en erna.
  • Bewustzijn van de tijdelijke passage als bestuurder. Ondanks het enthousiasme bij aanvang van het mandaat kunnen omstandigheden ertoe leiden dat de bestuurder toch beter afscheid neemt. Transparantie hierover, eventueel aan de hand van een periodieke evaluatie door de bestuurder zelf en/of de collega-bestuurders is daarom geen onredelijke vraag. Te lang blijven zitten is voor niemand zinvol.
  • Werken aan de toekomst. Een belangrijk opdracht voor het bestuur is om vooruit te denken, in kaart te brengen waar de leden in de toekomst nood aan zullen hebben en de organisatie en de leden voor te bereiden op de impact die die toekomst zal hebben.
  • Samenwerken met anderen. Geen enkele organisatie is een eiland of mag pretenderen het allemaal wel zelf te kunnen organiseren. Toekomstbestendige organisaties moeten open organisaties zijn die actief coalities aangaan met diverse partners. Protectionisme en het ijveren voor een stand still is niet meer van deze tijd.
  • Respect voor de inzet van professionals, vrijwilligers of externen die meehelpen aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Iedereen heeft zijn/haar rol te spelen. Het samenspel is hierbij belangrijker dan dat iedereen maar zijn ding doet. Verwachtingenmanagement en goede operationele afspraken bieden hiervoor een goede basis.

Van een bestuurder wordt dus veel meer verwacht dan een wettelijke conformering of het hanteren van mooie governance-principes.

*   *   *

*  https://www.vlaanderen.be/statistiek-vlaanderen/cultuur-en-vrije-tijd/besluitvorming-in-verenigingen

** https://www.klav.be/klavinfo/nl/event/1163

*   *   *

Blijf op de hoogte van inzichten door deze blog te volgen – je kan je aanmelden in de rechterkolom. Je krijgt dan een email als ik een nieuw artikel publiceer (max. 2 per maand).

(29/3/2022)

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s